Lathund för resebeställningar, reseräkningar, utlägg, representation, m.m. vid Stressforskningsinstitutet

Innehållsförteckning

Resebeställningar

Reseräkningar

Ersättning för friskvård

Ersättning för läkemedel

Ersättning för läkarbesök och annan behandling

Ersättning för övriga utlägg

Förmånsbeskattning för måltider

Extern representation

 

Föreståndarbeslut angående beställning av tjänsteresor vid Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet

Läs institutets föreståndarbeslut angående beställning av tjänsteresor innan du beställer en resa.

Föreståndarbeslut om bokning av resor (626 Kb)

 

Resebeställningar

Flyg inrikes/utrikes:

Ska bokas via resebyrån BCD. Mejla Sebastian följande information i god tid innan resan och kontakta Sebastian om du har frågor:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för resebolaget och biljettinformation)
  • Vilken stad och flygplats du flyger från och till, både för utresan och hemresan
  • Datum och exakta flygtider
  • Om biljetten ska vara ombokningsbar eller inte
  • Om du reser med endast handbagage eller vill checka in bagage
  • Projekt som ska belastas
  • Eventuella övriga uppgifter/önskemål

Tåg inrikes:

Resor med SJ kan bokas hos SJ av resenären själv eller via BCD. Resor med annat bolag bokas via BCD. Om resan ska bokas via BCD, mejla Sebastian följande information i god tid innan resan och kontakta Sebastian om du har frågor:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för resebolaget och biljettinformation)
  • Om resenären vill ha biljetten skickad till mobilnumret eller som pdf-fil till e-postadressen
  • Vilken stad och station du reser från och till, både för utresan och hemresan
  • Datum och exakta avgångstider
  • Om biljetten ska vara ombokningsbar eller inte
  • Första eller andra klass
  • Projekt som ska belastas
  • Eventuella övriga uppgifter/önskemål

Tåg utrikes:

Kan bokas via BCD eller av resenären själv. Om resan ska bokas via BCD, mejla Sebastian följande information i god tid innan resan och kontakta Sebastian om du har frågor:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för resebolaget och biljettinformation)
  • Vilken stad och station du reser från och till, både för utresan och hemresan
  • Datum och exakta avgångstider
  • Om biljetten ska vara ombokningsbar eller inte
  • Första eller andra klass
  • Projekt som ska belastas
  • Eventuella övriga uppgifter/önskemål


Hotell inrikes:

För att boka själv måste resenären först kontrollera med Sebastian att hotellet är upphandlat.

För bokning via BCD, mejla Sebastian följande information i god tid innan resan och kontakta Sebastian om du har frågor:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för hotellet)
  • Ort. Sök själv efter alternativ och ange så detaljerad information som möjligt, gärna adress och hotellets namn. Sebastian kan be om förslag från BCD om du inte känner till det område du ska besöka.
  • Datum för vistelse
  • Projekt som ska belastas
  • Eventuella övriga uppgifter/önskemål


Hotell utrikes:

Kan bokas av resenären själv eller via BCD. Om bokning sker av resenären själv behöver Sebastian inte kontaktas i förväg. För bokning via BCD, mejla Sebastian följande information i god tid innan resan och kontakta Sebastian om du har frågor:

  • Resenärens namn och mobiltelefonnummer (som kontaktuppgift för hotellet)
  • Ort. Sök själv efter alternativ och ange så detaljerad information som möjligt, gärna adress och hotellets namn. Sebastian kan be om förslag från BCD om du inte känner till det område du ska besöka.
  • Datum för vistelse
  • Projekt som ska belastas
  • Eventuella övriga uppgifter/önskemål


Reseräkningar

Inrikes reseräkningar:

Följande information ska lämnas till Sebastian i ett word-dokument (eller på SU:s blankett för reseräkningar):

  • Namn
  • Personnummer
  • Projekt som ska belastas
  • Resmål
  • Syftet med resan (namn på konferens/typ av möte/motsv och vad konferensen/mötet/motsv gällde)
  • Tid då den anställde lämnade bostaden (datum och klockslag)
  • Tid då den anställde var hemma i bostaden igen (datum och klockslag)
  • Antal betalda frukostar, luncher och middagar och datum för dessa, exempelvis frukostar som ingick i hotellpriset, luncher/middagar som ingick i konferensavgift, eller om man blivit bjuden. I reseräkningen ska framgå om lunchen/middagen ingick i konferensavgiften eller om man blivit bjuden i ett annat sammanhang. (Måltider som ingår i biljettpriset för tågresor eller flygresor ska inte anges i reseräkningen.)

Reseräkningen scannas in och mejlas till Sebastian, originalet läggs i Sebastian postfack. För ersättning av eventuella utlägg under resan, se Ersättning för övriga utlägg.

Utrikes reseräkningar:

Följande information ska lämnas till Sebastian i ett word-dokument (eller på SU:s blankett för reseräkningar):

  • Namn
  • Personnummer
  • Projekt som ska belastas
  • Resmål
  • Syftet med resan (namn på konferens/typ av möte/motsv och vad konferensen/mötet/motsv gällde)
  • Tid då den anställde lämnade bostaden (datum och klockslag)
  • Tid då den anställde var hemma i bostaden igen (datum och klockslag)
  • Flygets avgångstid och ankomsttid (datum och klockslag) för både utresa och hemresa
  • Antal betalda frukostar, luncher och middagar och datum för dessa, exempelvis frukostar som ingick i hotellpriset, luncher/middagar som ingick i konferensavgift, eller om man blivit bjuden. (Måltider på flyg ska inte anges.)
  • Antal betalda frukostar, luncher och middagar och datum för dessa, exempelvis frukostar som ingick i hotellpriset, luncher/middagar som ingick i konferensavgift, eller om man blivit bjuden. I reseräkningen ska framgå om lunchen/middagen ingick i konferensavgiften eller om man blivit bjuden i ett annat sammanhang. (Måltider som ingår i biljettpriset för tågresor eller flygresor ska inte anges i reseräkningen.)

Reseräkningen scannas in och mejlas till Sebastian, originalet läggs i Sebastian postfack.
För ersättning av eventuella utlägg under resan, se Ersättning för övriga utlägg.

 

Ersättning för friskvård

Lämna kvitto, alternativt faktura tillsammans med kontoutdrag som visar betalning, till Sebastian tillsammans med namn och personnummer.

Se även universitetets information

 

Ersättning för läkemedel

Kvitto och receptspecifikation tejpas på en A4-sida med namn och personnummer. Ta en kopia och lämna både originalet och kopian till Sebastian.

Se även universitetets information

 

Ersättning för läkarvård och annan behandling

Kvitto, alternativt faktura tillsammans med kontoutdrag som visar på betalning, tejpas på en A4-sida med namn och personnummer. Ta en kopia och lämna både originalet och kopian till Sebastian.

Se även universitetets information

 

Ersättning för övriga utlägg

Utlägg bör undvikas, inköp till institutet bör alltid göras mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor. För att få ersättning för egna utlägg i samband med resa eller för institutets räkning måste kvitton lämnas till Sebastian:

Samtliga kvitton tejpas upp på en A4-sida. Ange följande information:

  • Namn
  • Personnummer
  • Specificerad orsak till utlägget
  • Projekt som ska belastas
  • Specifikation av belopp och totalsumma

A4-sidan med kvitton scannas in och mejlas till Sebastian, originalet läggs i Sebastian postfack.

Ersättning för egna måltider under resor ersätts med traktamente enligt SU:s fastställda belopp, därför ersätts inga egna utlägg och inga kvitton ska lämnas till Sebastian. Fyll i reseräkning i Primula för att få traktamente.

 

Förmånsbeskattning för måltider

Om institutet bekostar måltider i samband med ett möte ska syfte med mötet, deltagarlista med organisatorisk tillhörighet, och mötesprotokoll eller kallelse som visar att mötet pågått i minst sex timmar lämnas till Sebastian. Om mötet är kortare än sex timmar förmånsbeskattas den anställde för måltiden (om det inte handlar om extern representation). Enligt SU:s regelverk får dock institutet två gånger per år bjuda de anställda på restaurang (jullunch, sommarlunch) utan förmånsbeskattning.


Extern representation

Extern representation riktar sig utåt mot institutets kontakter med omvärlden, andra universitet och högskolor, företag eller liknande. Vid extern representation med måltid som bekostas av arbetsgivaren ska alltid antalet externa deltagare vara i majoritet. Anställda som deltar i måltid som är extern representation förmånsbeskattas inte för måltiden. Syfte och deltagarlista med organisatorisk tillhörighet ska lämnas till Sebastian.